Все организации ведут учет документов, вне зависимости от сферы деятельности компании и количества сотрудников. Рабочие процессы и этапы, связанные с документами, определяются понятием «делопроизводство», которое формально делится на три направления:

• Учет внутренних документов;
• Учет входящих документов. Это документы, созданные в других организациях (или госорганах) и отправленных в Вашу компанию. Например, это могут быть требования ФНС, запросы коммерческих предложений, письма, претензии и т.п.
• Учет исходящих документов. Документы, созданные Вашей стороной, и отправление контрагенту или госоргану по требованию.

Подробнее о реестрах документов

Учет документации условно можно разделить на следующие этапы:

1. Формирование или создание документа (внутри организации или контрагентом).
2. Регистрация документа. 
3. Обработка (рассмотрение) документа (например, для согласования или исполнения).
4. Обмен документами внутри организации или между сотрудниками разных организаций.
5. Хранение (передача документов в архив).

Основная цель делопроизводства — это управление документами и обеспечение их доступности и сохранности,
с учетом законодательства и внутренних регламентов организации.

Определение документа

К документам нельзя относить любой текст, оформленный на бумаге или внесенный в файл Word или Excel, так как понятие «документ» регулируется законодательно в рамках понятия «делопроизводство». Понятие «документ» определяются набором признаков и критериев, относящихся к информации (содержимому) в документе:

• Информация в документе должна включать реквизиты для идентификации;
• Информация в документе должна быть юридически значимой и применяться для доказательств обязательств или сопровождения деловой активности;
• Информация в документе помогает организовать работу сотрудников предприятия;
• Информация в документе отражает решения руководства;
• Информация в документе предназначена контрагентам или госорганам для передачи сведений в процессе деловой деятельности организации.

К «реквизитам документа» относятся следующие элементы:

• Наименование и номер;
• Автор и подпись;
• Адресат (получатель);
• Содержимое (предмет документа) в виде текста. В дополнение к тексту, содержимое документа может сопровождаться графикой, аудио и видеозаписью;
• Резолюция;
• Грифы утверждения, согласования и исполнения.

Классификация документов

Делопроизводство состоит из документов разных видов и типов. Существуют правила оформления и хранения документов. В государственных учреждения более строгое соблюдение ГОСТов и прочих законодательных регламентов по форматам документов. В коммерческих организациях формат некоторых документов произволен и регулируется внутренними локально-нормативными актами.

Основная цель распределения (классификации) документов— повышение эффективности работы административно-управленческого аппарата. Классификация документов обеспечивает быстрый поиск в реестрах и архивах, ускоряет рабочие процессы согласования, исполнения, контроля и отчетности. 

Документы формируются (создаются) физическими или юридическими лицами для реализации различных задач, таких как, управление, планирование, контроль, финансирование, снабжение и т.п. К основным критериям распределения документов относят следующие признаки:

• Способ фиксации информации. Письменный формат (рукописный или машинный), графический формат (рисунки, схемы и чертежи), аудио-, фото- и видео форматы.
• Сфера применения. Организационно-распорядительные, финансовые, отчетные, кадровые.
• По наименованию. Договоры, приказы, инструкции, протоколы и т.п.
• Степень сложности. Простые или сложные.
• По назначению. Внутренние или внешние (входящие и исходящие).
• Срок хранения. Временные, долговременные или постоянного хранения. Подробнее о сроках хранения документов

Каждый из указанных выше видов документов, также включает свою классификацию. Например, есть отдельная классификация документов по сфере применения (использования):

1. Организационно-правовые документы. Уставы, положения об организации и структурных подразделениях, регламенты, должностные инструкции. 
2. Распорядительные. Приказы, постановления, распоряжения и решения.
3. Бухгалтерские (учетно-расчетные). Счет-фактуры, накладные, платежные поручения, акты, приходные ордера.
4. Информационно-справочные. Служебные записки, протоколы, письма, докладные.
5. Нормативные. Стандарты, регламенты, положения и правила.
6. Кадровые. Приказы по личному составу, личные карточки, заявления, справки.
7. Коммерческие. Контракты, договоры и соглашения.
8. Научно-технические. Документы НИОКР, технические задания, результаты испытаний.

Остановимся более подробно на некоторых видах документов по сфере применения.

Организационно-правовые документы

Организационно-правовые документы — это юридическая основа организаций. Данный вид документов включает обязательные для исполнения положения, базирующиеся на нормах административного права. Оформление организационно-правовых документов требует юридической подготовки и знания нормативной базы. При их составлении и утверждении необходимо учитывать соблюдать обязательные формальности. Переработка принятой редакции текста осуществляется крайне редко: в случае реорганизации фирмы или развития нового направления.

К организационно-правовым документам можно отнести:

• устав;
• положение об организации;
• положения о ее структурных подразделениях;
• положения о совещательных, а также коллегиальных органах учреждения;
• регламенты работы совещательных, коллегиальных органов;
• регламенты работы управленческого аппарата.

То, какие документы относятся к организационно-правовым в конкретной компании, как правило, не зависит ни от сферы её деятельности и вида собственности, ни от численности. Состав организационно-правовых документов един для всех организаций, вне зависимости от сферы деятельности.

Организационно-правовые документы определяют:

• выбор организационно-правовой формы;
• штатную численность и номенклатуру должностей;
• структуру компании;
• функционал имеющихся структурных подразделений и сотрудников;
• состав и функции совещательных управляющих органов и управленческого аппарата.

Срок действия организационно-правовых документов не ограничен. Они не теряют юридической значимости впредь до их отмены или до утверждения новых (по срокам хранения организационно правовых документов штатное расписание относится к исключениям, оно разрабатывается и утверждается ежегодно).

Организационно-распорядительные документы

Данный вид документов отражает управленческие решения руководителей организаций. Задачи по управлению предприятием, которые поставило руководство, передаются исполнителям через распорядительную документацию: постановления; решения; приказы; указания.

Содержание и требования к оформлению распорядительных документов определяет их юридическую силу. Любой распорядительный документ представляет собой правой акт и обладает соответствующей юридической силой. Сферой применения большинства таких актов являются организационные, административные и кадровые вопросы управления компанией. Все управленческие решения в сфере работы с персоналом и кадровые изменения производятся на основании такого вида распорядительных документов, как приказ.

Информационно-справочные документы

К информационно справочным документам относятся документы, которые можно определить по двум признаками:

• не требуется обязательного исполнения;
• цель документа - передать информацию от вышестоящих подразделений (отделов и сотрудников) к нижестоящим. 

В состав информационно справочных документов не входит такой вид документов, как распоряжение. Так как этот документ предлагает конкретные действия по исполнению и им устанавливается конкретный перечень ответственных лиц. Информационно-справочные документы носят вспомогательный характер по отношению к видам— документации по личному составу и организационно-распорядительной документации.

Основными примерами информационно справочных документов являются: письма; докладные (служебные) и объяснительные записки; предложения; представления; протоколы; акты; справки; сводки; телеграммы и телефонограммы.

Документы по личному составу (кадровые документы)

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет данный вид документов как архивные документы, которые отражают трудовые отношения сотрудника с работодателем.

Документы по личному составу включают большой набор документации, которые касаются трудовых отношений, их развития и окончания. Есть различные названия данной категории документов - документация по кадрам, по персоналу, по кадровому делопроизводству, по личному составу.

Документы по личному составу можно разделить на четыре ключевые группы (см. таблицу ниже). 

Несмотря на разнообразие кадровых документов, существует важная общая особенность – это содержание персональных данных (личной информации) сотрудников, что требует соблюдение законодательства по защите персональных данных. Подробнее об информационной безопасности

Второй особенностью является то, что некоторые документы по личному составу должны оформляться по унифицированным формам. Например, приказ о приёме на работу, личную карточку, штатное расписание. Например, для организаций госсектора формат документов по личному составу регулируется Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Организации могут регламентировать работу с кадровыми документами собственными локальными нормативными актами. В них можно предусмотреть перечень документов по личному составу с указанием сроков хранения, формы для документов (если на законодательном уровне нет требований к соблюдению обязательных форм), порядок составления, за кем из сотрудников закрепляют обязанность по хранению, как их хранят. При составлении таких локальных актов следует учитывать, что они не должны противоречить требованиям, установленным законодательно.

Электронный документооборот

В современных реалиях растет популярность электронного делопроизводства, когда на равные бумажными документами, организации применяют электронные юридически значимые документы. Классификация электронных документов аналогична указанной выше классификации по видам и сферам применения. Правила оформления электронных документов аналогичный бумажным документов, но для заверения электронных форматов документов применяются ЭЦП (электронные цифровые подписи).

Даже если организация еще не перешла на электронных документооборот (ЭДО) со своими контрагентами, в любом случае ведется электронный архив документов. Как минимум, простое сканирование бумажной корреспонденции и хранение сканов на рабочем компьютере уже можно отнести к начальному уровню электронного архива. Ключевыми преимуществами обмена файлами (вместо «хождения» бумаги по сотрудникам) являются ускорение рабочих процессов в плане поиска нужной информации и уменьшение времени на коллективную работу с рабочими документами и их исполнение.

Подробнее про электронный архив документов.

Вне зависимости от сферы деятельности и количества сотрудников, у каждой организации формируется множество различных внутренних документов и корреспонденции (входящих и исходящих писем). Можно продолжать хранить их в различных папках и файлах Excel и Word. Но существует более эффективный способ – это применение специальной программы для формирования реестра документов и хранения файлов любого формата (сканы, Word, Excel, PDF и т.п.). Одной из таких программ является «ДокПартнер».

В любой момент пользователь программы сможет за несколько секунд сформировать реестр документов за определенный период или найти необходимый файл. Таким образом исключается потеря документов за любой период, так как всегда будет возможность найти нужную информацию (включая файлы) в едином электронном архиве. 

Скачать бесплатную версию программы "ДокПартнер"